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AVVOCATI

PEC, istruzioni per l’uso… legale

I doveri a carico di mittente e destinatario

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Dott. Salvatore Esposito

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L’art. 16, comma 7, del decreto legge 29 novembre 2008, n. 185, così come modificato dalla legge di conversione 28 gennaio 2009, n. 2 prevede che i  professionisti iscritti in Albi ed Elenchi istituiti con legge dello Stato comunichino ai rispettivi Ordini o Collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata o analogo indirizzo di posta elettronica entro un anno dalla data di entrata in vigore del decreto. Gli Ordini e i Collegi pubblicano in un elenco riservato, consultabile in via telematica esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni, i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata.

Poche righe per annunciare una rivoluzione nei rapporti tra professionisti e pubblica amministrazione. Vediamo di cosa si tratta.

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Gli obblighi a carico di Ordini e Collegi

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L’elenco dei professionisti non è pubblico, ma non è esclusa in senso assoluto la facoltà anche per i cittadini di consultare i singoli indirizzi di posta elettronica certificata a fronte di una istanza motivata (in pratica come una qualsiasi richiesta di accesso agli atti amministrativi), fermo restando che l’estrazione degli elenchi in via telematica è consentita esclusivamente - almeno in questa prima fase - alle pubbliche amministrazioni per le comunicazioni relative agli adempimenti amministrativi di loro competenza.

In che modo ciò potrà avvenire? Per essere in linea, stricto sensu, con il dettato normativo, sarebbe preferibile che ogni Ordine o Collegio si dotasse di un accesso protetto (con login e password da attribuire a richiesta di ogni P.A.) ad un’area riservata del proprio sito o, in alternativa, del sito della società che attribuisce la posta elettronica certificata a tutti gli iscritti, in virtù di una convenzione stipulata con l’Ordine.

Più immediata sarebbe, invece, la pubblicazione degli indirizzi PEC (acronimo di Posta Elettronica Certificata) in modalità non protetta, avvisando coloro che consultano l’elenco che la comunicazione al professionista via PEC ha validità legale solo per le Pubbliche Amministrazioni.

In questo caso la responsabilità da parte dell’Ordine o del Collegio sarebbe quella di aver reso fruibile anche ai privati l’elenco delle PEC dei professionisti, in seguito all’eventuale utilizzo illegittimo da parte di un terzo, che in ogni caso rimarrebbe personalmente responsabile quale autore dell’atto illecito.

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La PEC ha il valore legale di una raccomandata

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Da fine novembre scorso gli avvocati italiani hanno dovuto dotarsi di una PEC e comunicarla al proprio Ordine professionale. Con essa hanno la possibilità di inviare in tempo reale un atto o un documento con lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata A/R.

In pratica come avviene. Nel momento in cui l’utente invia il messaggio, riceve, da parte del proprio gestore di PEC, una ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale (data e ora). Tale ricevuta costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione dell’e-mail certificata.

Quando poi il messaggio perviene nella casella del destinatario, il suo gestore di PEC invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con l’indicazione della data e dell’ora, a prescindere dalla visualizzazione del messaggio da parte del destinatario.

Qualora il messaggio di posta elettronica certificata non risultasse consegnato, il gestore comunica al mittente, entro le ventiquattro ore successive all’invio, la mancata consegna tramite un avviso secondo le modalità previste dalle regole tecniche di cui all'articolo 17 del D.P.R. 11 febbraio 2005 n. 68.

La PEC, dunque, ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento garantendo, quindi, l’opponibilità a terzi dell’avvenuta consegna (valore legale sancito con il DPR n.68 dell’11 febbraio 2005), ma con un notevole abbattimento di costi e di tempi. Per attivarla basterà rivolgersi a uno dei gestori iscritti al CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella PA).

La posta elettronica certificata e la firma digitale costituiscono i cardini sui quali ruoterà il processo civile telematico che consentirà agli avvocati di depositare memorie e documenti senza doversi recare presso il tribunale, di notificare gli atti alle controparti, nonché di accedere alle banche dati dei singoli uffici giudiziari per la consultazione delle sentenze emesse. Per ora, un numero crescente di legali, in tutta Italia, hanno già sperimentato i vantaggi del PolisWeb che permette di consultare telematicamente il fascicolo di cancelleria.

La PEC, però, non va confusa con la e-mail ordinaria che ha validità legale limitata, anche se risulta molto utilizzata nella pratica commerciale per l’invio di preventivi o per lo scambio di documenti.

Le norme principali che regolano la PEC sono incluse nel DPR n. 68 dell’11/2/2005, nel D.L. n. 185/2008 del 29/11/08, convertito nella legge n.2/2009 che rende obbligatoria la PEC per i professionisti e le imprese e il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 6/5/09 (G.U. del 25/5/09) che istituisce la PEC gratuita per i cittadini.

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I doveri a carico del mittente e del destinatario, nel rispetto del principio di affidamento.

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Gli organi pubblici cui l’ordinamento italiano assegna la responsabilità di proteggere l’affidamento del cittadino-cliente sono gli Ordini professionali. Abbiamo detto che Ordini e Collegi sono obbligati alla pubblicità in via telematica delle PEC dei propri iscritti. È proprio questa pubblicità che la legge attribuisce a tali elenchi ad essere alla base della validità legale degli indirizzi di posta elettronica certificata.

Analizzare in dettaglio quale rapporto si instaura tra il professionista e la Pubblica Amministrazione attraverso l’utilizzo della PEC, consente di approfondire anche i meccanismi di validità e di affidamento del sistema di posta elettronica certificata per il mittente e il destinatario in generale.

Sappiamo che il meccanismo non è differente dalla tradizionale raccomandata A/R.

Infatti, come il mittente di una lettera tradizionale deve accertarsi dell’esattezza dell’indirizzo del destinatario (consultando l’Albo professionale, in caso di studio, o il registro della popolazione residente, in caso di domicilio), così il mittente di una posta elettronica è tenuto a verificare che la PEC sia quella giusta sfogliando l’elenco messo a disposizione dagli Ordini o dai Collegi in via telematica.

Nella fattispecie, è pacifico che esistendo un elenco semi-pubblico sia la PA (unica abilitata alla consultazione) a doversi far carico di verificare, di volta in volta, che l’indirizzo sia esatto.

In caso di modifica dell’indirizzo, sarà il professionista-destinatario a dover comunicare tempestivamente al proprio Ordine o Collegio di iscrizione (che ha la tenuta dell’elenco), l’indirizzo PEC corretto. Non sarà quindi necessario inviare una comunicazione ai propri potenziali mittenti, come si usa fare di solito – come regola di bon ton nella società dell’Information technology (I.T.) – in caso di variazione dell’indirizzo e-mail tradizionale.

Ciò vale sia per la sottoscrizione di una nuova PEC sia per la cessazione e la modifica di una preesistente.

Con la comunicazione al gestore dell’elenco (Ordine o Collegio) della cessazione di una PEC, termina anche la responsabilità del destinatario a consultare la casella di posta, pur potendo ancora esistere la casella e-mail. Questo vuol dire che una e-mail inviata su quella casella potrà essere andata a buon fine (come da certificazione rilasciata in automatico dal sistema), ma sarà l’invio a non essere più valido.

In pratica è la stessa situazione giuridica che si crea normalmente con la spedizione di una comunicazione al precedente indirizzo di residenza o di domicilio del destinatario.

Si comprenderà, a questo punto, quanto è delicata la procedura di cancellazione di una PEC, rappresentando un momento critico per il principio di affidamento del sistema di comunicazione tramite e-mail certificata.

La normativa dispone - nei rapporti tra cittadino e PA - che la cancellazione sia eseguita entro 24 ore (Allegato A del DPCM 6 maggio 2009 su rilascio e uso della casella di PEC ai cittadini pubblicato in G.U. n. 119 del 25 maggio 2009).

In ogni caso, la procedura dovrebbe essere la seguente: a fronte della domanda di cancellazione il gestore tecnico effettua una serie di controlli dopodiché provvede alla cancellazione. Al termine dell’operazione conferma via e-mail l’avvenuta eliminazione. Al di là dei tempi e delle modalità è, a giudizio di chi scrive, di fondamentale importanza poter provare quando avviene la cancellazione di una PEC. Questo potere appartiene naturaliter  al gestore della e-mail certificata, ma anche all’Ente pubblico deputato alla tenuta dell’elenco, che potrà certificare l’avvenuto mutamento di indirizzo.

Queste problematiche assumono una valenza ancora più complessa qualora la PEC sia utilizzata (in questa fase di pubblicità limitata) nel rapporto tra privati e professionisti. Il DPR n.68 sopracitato, attribuisce la responsabilità della comunicazione al dichiarante (ovvero al destinatario della mail) che dovrà farsi carico della comunicazione di cambio di indirizzo elettronico a tutti coloro a cui ha espressamente dichiarato il precedente indirizzo PEC. Questo complica, non poco, la gestione della PEC nei rapporti fra privati.

Quando la posta elettronica certificata avrà acquistato un carattere pienamente pubblico e sarà utilizzata nei rapporti tra cittadini, professionisti, imprese e Pubblica Amministrazione, è facile prevedere la sua pubblicazione anche nell’Albo professionale.

In quel momento, spetterà agli Ordini e ai Collegi farsi tutori delle garanzie dei cittadini e sorvegliare deontologicamente e magari provvedere anche all’adozione di una opportuna regolamentazione uniforme sul territorio nazionale.

Per ora, il rapporto tra cittadini e professionisti è regolato solo dall’art. 4, comma 2, del DPR n.68/2005 che prevede: “Per i privati che intendono utilizzare il servizio di posta elettronica certificata, il solo indirizzo valido, è quello espressamente dichiarato ai fini di ciascun provvedimento ... di ogni singolo rapporto intrattenuto tra privati … Tale dichiarazione obbliga solo il dichiarante e può essere revocata nella stessa forma”.

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Nola, ottobre 2009

 Dott. Salvatore Esposito

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